Утилизация и шредирование архивов

Утилизация архивов — это процедура уничтожения документов с истекшим сроком обязательного хранения. Она включает несколько этапов:

Проверка и отбор. Проводится инвентаризация и экспертиза ценности документов. Её обычно проводит внутренняя экспертная комиссия. В ходе экспертизы определяется документация, подлежащая уничтожению, проводится дополнительная проверка её актуальности и необходимости. 

Составление акта на уничтожение. Составляется акт о выделении документов к уничтожению, который включает наименования, годовые периоды, сроки хранения и объёмы отобранных к уничтожению дел. Акт должен быть утверждён руководством компании или уполномоченным лицом. 

Утилизация. Документы отправляются в специальные компании, занимающиеся утилизацией, где они уничтожаются выбранным методом. Обеспечивается строгий контроль за процессом ликвидации для предотвращения утечек информации. 

Документирование. После завершения процесса составляется акт, в котором указываются метод, дата и вес уничтоженных документов. 

Шредирование — один из самых распространённых методов утилизации. Специальные дробилки рвут бумагу на мелкие частицы, после чего она становится нечитаемой. В результате утилизации этим способом макулатура превращается в бумажное вторсырьё, которое в дальнейшем отправляется на целлюлозно-бумажные комбинаты, где варится для производства новой бумажной продукции. 

Для утилизации архивов рекомендуется обратиться к специализированной организации.